AUTRES APPLICATIONS

REPERES POUR LA MISE EN PLACE DE FORMATIONS OUVERTES A DISTANCE

AUTRES APPLICATIONS

Les utilisations des nouvelles technologies sont multiples.Les moyens multimédias et de télécommunication servant aux formations à distance via internet peuvent être déployés au sein de l'entreprise par un intranet. Ce système n'est pas mis en place prioritairement pour la formation car d'autres applications couvrant des champs très diversifiés intéressent l'entreprise.

LES POTENTIELS DES INTRANETS

-- Au service de la production, de la qualité du service et du client

La circulation de l'information

Faire circuler rapidement l'information interne constitue généralement l'intérêt premier pour la mise en place d'un intranet. C'est un outil de communication entre tous les niveaux, qui peut parfois perturber car les sens de communication ne sont plus cantonnés à la ligne verticale du haut vers le bas.

La mise en oeuvre de formations

Le développement des plates-formes de téléformation et leur sophistication permettent d'organiser, gérer administrativement et pédagogiquement des dispositifs lourds, pour un grand nombre d'individus dispersés géographiquement et ayant des profils et des niveaux très hétérogènes. Ce système ne nécessite pas obligatoirement un intranet, mais peut l'utiliser quand il existe. Quelles que soient les options techniques prises, la formation ouverte à distance est un moyen aujourd'hui de réaliser le juste ce qu'il faut, juste à temps.

Les réunions

Dans une entreprise, surtout si elle possède des établissements dispersés, les salariés qui devaient se déplacer, souvent au siège, pour des réunions ont la possibilité désormais de les voir organiser sous forme de visio-conférence par exemple.
Consulter la dernière nouveauté en matière de conférence en 3 D.

Les conférences téléphoniques avaient déjà suppléé à des déplacements généralement coûteux en budget temps et financièrement. L'efficacité n'a pas toujours été au rendez vous. Il manquait peut-être, dans certain cas, l'apprentissage d'une bonne gestion de celles-ci. On sait aussi qu'il existe encore des réunions en présentiel bien mal animées! Les nouvelles technologies sont un plus à condition que la compétence nécessaire au départ existe. Je reprendrai l'expression citée dans "THOT" il y a des bons et des mauvais cours en ligne, mais avant la formation à distance, les mauvais cours existaient déjà, sous entendu les nouvelles technologies ne les rendront pas meilleurs.

Le développement du travail coopératif et collaboratif

Un groupe d'apprenants a la possibilité de travailler en commun à distance, sur un mode coopératif ou collaboratif selon les besoins. Les salariés distants, qu'ils soient dans le bureau voisin, dans un établissement de la région d'à côté ou en Asie ! peuvent aujourd'hui participer depuis leur poste de travail au montage d'un projet, par exemple, en limitant le nombre des regroupements. Les outils cités pour l'accompagnement sont utilisables dans un tel cadre.
Il faut y ajouter les possibilités spécifiques au fonctionnement en réseau comme c'est le cas ici de l'intranet :
le partage de logiciels,
le tableau blanc : plusieurs personnes interviennent sur un document commun
le presse papier partagé : échanges de données en les copiant dans une application partagée,
le transfert de fichiers en arrière plan durant une communication consacrée à du travail collaboratif,
la navigation en collaboration : partage d'un navigateur avec un correspondant, permet de naviguer dans les mêmes sites, et de consulter les mêmes pages en même temps.

Les échanges de savoirs et de pratiques

Les outils qui viennent d'être cités pour le travail en commun seront utilisables dans ce cadre. Les échanges de ses expériences, sur la façon de mener son travail, génèrent de la capitalisation et développent les compétences en dehors des dispositifs de formation institutionnalisés.Ce sont des modalités, qui de mon point de vue personnel, sont plus efficaces dans certains cas que le énième module sur la relation clientèle par exemple

On peut conclure que l'intranet ouvre la porte à l'évolution de la culture et des mentalités. Il permet en outre pour la direction la diffusion de messages précis et identiques auprès d'une population de salariés quantitativement importante . C'est un outil de diffusion de la culture d'entreprise.

Travaux et échanges avec les clients

Le système permet aussi un accès à des clients et/ou des fournisseurs.
Un exemple : une entreprise crée sur son logiciel un imprimé de tissu; dans les minutes qui suivent, à l'autre bout du monde, le fabricant possesseur de l'imprimante digitale adéquate réalise le métrage commandé.

-- Au service de la gestion des ressources humaines

Logiciels de gestion administrative

Un exemple venu du Canada relaté dans "THOT"

L'adoption d'une loi sur l'équité des salaires va alourdir les tâches des responsables des ressources humaines des grandes entreprises. Et pourtant, ils ont déjà de nombreux autres chats à fouetter... Questions liées à la rémunération du personnel, à la communication dans l'entreprise, aux horaires et aux relations de travail, etc. En outre, ils doivent s'assurer que leur entreprise se conforme aux lois. C'est pourquoi l'adoption de toute nouvelle réglementation représente pour eux un surcroît de travail.
La pression est d'autant plus forte que les chargés des ressources humaines doivent souvent répondre à de nouvelles attentes de la part de leurs patrons. Ainsi, dans plusieurs secteurs de pointe (informatique, télécommunications, etc.), les difficultés de recrutement et de rétention du personnel se révèlent un problème de taille.
Dans ce contexte, les entreprises s'attendent à ce que les responsables des ressources humaines développent des stratégies de façon à pouvoir atteindre leurs objectifs de performance. Ces cadres doivent donc libérer une partie importante du temps qu'ils consacraient à l'administration des dossiers pour l'affecter à la planification stratégique. On passe de la gestion des ressources humaines à la gestion du capital et de l'investissement humain.

Cet exemple nous montre des difficultés qui font résonance en France.
Les services des ressources humaines s'arqueboutent de plus en plus sur la gestion des compétences ou, en anglais le "knowledge management", littéralement : mangement des connaissances et doivent se libérer d' "annexes administratives" liée à la fonction. Aujourd'hui, il y a nécessité impérieuse pour les DRH de consacrer la majeure partie de leur temps au volet sratégie qui est le coeur du métier.

Voyons comment on s'y prend Outre Atlantique pour avancer.
Une industrie a vu le jour en Amérique du Nord : les logiciels de gestion des ressources humaines (Human Resource Management System, HRMS). Mis sur le marché au cours des années 90, ils sont constitués d'un logiciel autonome ou d'un module intégré à l'intérieur d'un progiciel de gestion, comme ceux de SAP ou de PeopleSoft. Ces logiciels permettent de gérer les dossiers des employés, les postes, le processus de recrutement ou d'affectation, les griefs, etc. Quelques clics de souris et un dirigeant d'entreprise peut savoir combien a coûté le recrutement qui vient de se terminer ou quel est le taux d'absentéisme dans chaque secteur de l'entreprise.

Ces logiciels ont également permis aux responsables des ressources humaines d'entreprises américaines d'être plus efficaces et de gagner du temps. En revanche, chaque fois qu'un employé voulait modifier sa participation à un régime d'assurance collective, par exemple, il devait s'adresser au service des ressources humaines pour faire effectuer le changement. Pourquoi ne pourrait-il pas accomplir cette tâche lui-même, libérant encore davantage les responsables pour d'autres missions plus importantes?

Le libre-service Web, la nouvelle tendance en ressources humaines

L'employé ou son hiérarchique immédiat peut désormais utiliser un site Web sécurisé lui permettant d'accéder à des informations clés et de modifier son dossier lui-même. Le hiérarchique peut, quant à lui, entrer des données portant sur sa performance. Chacun n'a accès qu'aux données qui le concernent directement.

Un sondage du Hunter Group, mené auprès de 342 entreprises américaines possédant un libre-service Web, a permis d'établir que 90 % d'entre elles jugeaient l'expérience satisfaisante. Lorsqu'ils sont bien informés au préalable, les employés accueillent favorablement cette nouvelle façon de faire.
Aux États-Unis, le libre-service en ressources humaines se répand déjà très vite. Les employés peuvent non seulement gérer leur dossier mais aussi le personnaliser en choisissant, par exemple, une stratégie de placement pour leur régime de retraite.

Intégration des logiciels de gestion aux plates-formes de téléformation

On prévoit même que dans un proche avenir ces logiciels seront intégrés aux plates-formes de formation : choix de cours, suivi, intégration dans le calendrier, communication avec les gestionnaires seront accessibles à l’employé; le tout, sans papier.
Le management par la gestion des compétences, s'accompagne d'une tenue rigoureuse des dossiers individuels complets, actualisés qui nécessitent un travail important de formalisation et d'organisation des données. On repère rapidement les bénéfices à tirer de ces nouveaux outils.
Ils permettront d’avoir une vue d’ensemble des dossiers des salariés, de leurs compétences, de leur situation, des postes, du recrutement etc.

Pour faire carrière dans le domaine des ressources humaines, il faudra se familiariser avec les nouvelles technologies et acquérir certaines compétences stratégiques puisque les responsables consacrerons une bonne partie de leur temps à trouver les perles rares dont l'entreprise a besoin et à y organiser les compétences. Les logiciels s'occuperont du reste.

Pour plagier une publicité il faudrait être fou pour ne pas utiliser de tels outils! Mais attention de ne pas se lancer trop hâtivement.
La CEGOS nous récapitule 5 conditions pour la mise en place d'un intranet orienté ressources humaines et formation

un projet intranet-compétence relié à la stratégie de l'entreprise
une logique de co-production entre les ressources humaines et les acteurs intranet, organisation, opérationnels
des critères de réussite mesurables
une approche qui implique l'ensemble des acteurs
une double expertise compétences et technologies mobilisable tout au long du projet

Consulter directement le site de la CEGOS à ce sujet : www.intranet-or.cegos.fr